Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Brainfuzz AG, Badenerstrasse 116, CH-8952 Schlieren, Telefon 044 730 70 70, E-Mail [email protected].

Die Plattform wird von Caterern genutzt. Für die Daten, die ein Caterer über seine Kundinnen, Kunden und Aushilfen erfasst, ist dieser Caterer selbst verantwortlich. Brainfuzz AG bearbeitet diese Daten in seinem Auftrag als Auftragsbearbeiterin. Für die Kontodaten der Caterer und den technischen Betrieb der Plattform ist Brainfuzz AG selbst verantwortlich.

2. Welche Daten wir bearbeiten

Caterer und ihre Mitarbeitenden

Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rolle und Funktion, Firmenangaben und Branding (Logo, Farbe, Schrift, Fusszeile, AGB als PDF, Bilder der Galerie), Passwort in verschlüsselter Form, Anmeldezeiten. Bei der Anmeldung mit Google erhalten wir von Google nur die E-Mail-Adresse und den Namen des Kontos; ein Passwort wird dann nicht gespeichert.

Kundinnen und Kunden der Caterer

Name, Firma und Rechnungsadresse, Kontaktangaben, Angaben zum Anlass wie Datum, Ort und Gästezahl, Inhalt der Offerte, Ihre Auswahl von Optionen und Katalogartikeln, Angaben zum Anlassort, die Sie im Formular machen, sowie Bemerkungen, die Sie eingeben. Bei der Annahme der Offerte speichern wir Name, Funktion, Firma, Zeitpunkt, Ihre auf dem Bildschirm gezeichnete Unterschrift als Bild, die Bestätigung der AGB des Caterers und als Nachweis ein Pseudonym Ihrer IP-Adresse (ein mit einem geheimen Schlüssel berechneter Prüfwert, der nur für diese eine Offerte gilt; die IP-Adresse selbst speichern wir nicht). Daraus entsteht eine Auftragsbestätigung als PDF, die an Sie und den Caterer geschickt wird.

Aushilfen der Caterer

Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion, Herkunft (eigen, Agentur, Pool), Einsätze mit Zu- und Absagen, Zeitstempel der Stempeluhr, erfasste Arbeitszeiten, Zuschläge, Spesen und die Bestätigung durch Eingabe des Namens. Aushilfen brauchen kein Konto; sie erhalten je Einsatz einen persönlichen Link, der nur mit diesem Link erreichbar ist. Freiwillig kann eine Aushilfe ein Passwort setzen (oder sich mit Google anmelden) und sieht dann unter «Meine Einsätze» ihre eigenen Einsätze und Stundensummen — auch über mehrere Caterer hinweg, wenn diese sie mit derselben E-Mail-Adresse erfasst haben. Sie sieht dabei nur ihre eigenen Daten; die Caterer sehen einander nicht. Die Einschätzung der Funktionen (gut, zur Not) trifft der jeweilige Caterer. Löhne, Sozialversicherungen und Lohnabrechnungen werden auf der Plattform nicht bearbeitet.

Technische Daten

Beim Aufruf der Plattform fallen Verbindungsdaten an: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem. Sie werden in Server-Protokollen für höchstens 30 Tage aufbewahrt und dienen der Sicherheit und Fehlersuche.

Öffnen einer Offerte

Wenn Sie eine Offerte über den erhaltenen Link öffnen oder darin etwas ändern, speichern wir den Zeitpunkt, die Art der Aktion, den Browser und ein Pseudonym Ihrer IP-Adresse: einen mit einem geheimen Schlüssel berechneten Prüfwert, der nur für diese eine Offerte gilt. Die IP-Adresse selbst speichern wir nicht; ohne den Schlüssel lässt sie sich nicht zurückrechnen, und derselbe Anschluss ist über verschiedene Offerten hinweg nicht wiedererkennbar (Pseudonymisierung). Der Caterer sieht daraus, ob und wann seine Offerte angeschaut wurde und welche Optionen Sie gewählt haben. Das hilft ihm, Sie zur richtigen Zeit anzusprechen. Der Caterer kann Erinnerungen einstellen, die automatisch verschickt werden, wenn Sie innert einer Frist nicht reagieren; ob und wie oft Sie die Offerte geöffnet haben, bestimmt dabei den Zeitpunkt, nicht den Inhalt. Ein Profil über Sie wird nicht erstellt und nicht mit anderen Daten verknüpft.

Viele Caterer binden auf ihrer eigenen Website ein Anfrageformular von anlassplanung.ch ein, oder sie verlinken es direkt. Wenn Sie darüber eine Anfrage senden, speichern wir die Angaben, die Sie selbst eintragen: Angaben zum Anlass (zum Beispiel Art des Anlasses, gewünschtes Catering, Datum, Uhrzeit, Gästezahl, Budget und Ort sowie Ihre Antworten auf die weiteren Fragen, die der Caterer in sein Formular aufgenommen hat), Ihren Namen, gegebenenfalls Ihre Firma und Adresse, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Nachricht. Dazu kommen der Zeitpunkt und die Seite, auf der das Formular eingebunden war (ohne weitere Teile der Adresse). Damit das Formular nicht für massenhafte Spam-Einsendungen missbraucht wird, speichern wir ausserdem ein Pseudonym Ihrer IP-Adresse (ein mit einem geheimen Schlüssel berechneter Prüfwert; die IP-Adresse selbst speichern wir nicht) und zählen, wie viele Anfragen kurz nacheinander eingehen. Auch auf dem Formular setzen wir Cloudflare Turnstile ein (siehe «Technische Dienstleister»).

Ihre Anfrage geht an den Caterer, der das Formular anbietet: Er erhält sie in seinem Posteingang auf der Plattform und per E-Mail. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail mit dem Dankestext des Caterers und den wichtigsten Eckdaten. Für den Inhalt Ihrer Anfrage ist der Caterer verantwortlich; Brainfuzz AG bearbeitet diese Daten in seinem Auftrag. Fragen zu Ihrer Anfrage richten Sie daher am besten direkt an den Caterer. Anfragen, die als Spam erkannt werden, löschen wir nach 30 Tagen, alle übrigen nach zwölf Monaten. Legt der Caterer aus Ihrer Anfrage einen Anlass an, gelten für die dorthin übernommenen Angaben die Fristen für Offerten (Abschnitt 8).

Manche Caterer zeigen ausserdem eine Sortiment-Seite, auf der Sie Artikel auswählen und sich merken können. Diese Merkliste bleibt nur in Ihrem Browser gespeichert (lokaler Speicher des Browsers, keine Übermittlung an uns), bis Sie sie mit einer Anfrage absenden; dann gilt für die gewählten Artikel dasselbe wie für die übrigen Angaben Ihrer Anfrage. Sie können die Merkliste jederzeit leeren, indem Sie die Artikel entfernen oder die Website-Daten Ihres Browsers löschen. Schickt Ihnen der Caterer eine Auswahl als Link (zum Beispiel nach einer Beratung), speichern wir dafür nur die Artikel und Mengen, keine Angaben zu Ihrer Person; der Link läuft nach 30 Tagen ab und wird dann gelöscht.

Möchten Sie dort nur Material mieten (ohne Catering), speichern wir statt der Angaben zum Anlass den gewünschten Mietbeginn und die Rückgabe (Datum, auf Wunsch mit Uhrzeit), ob Sie das Material abholen oder geliefert haben möchten und, bei einer Lieferung, die Lieferadresse (Strasse, PLZ, Ort). Diese Angaben gehen wie die übrige Anfrage nur an den Caterer und werden gleich lange aufbewahrt; die Lieferadresse steht nicht in der Eingangsbestätigung an Sie. Bestellt der Caterer das Material bei seinem Mietlieferanten, erhält dieser den Mietzeitraum und die Bezeichnung des Anlasses, die Ihren Namen oder Ihre Firma enthalten kann (siehe Mietlieferanten des Caterers).

Formular und Sortiment-Seite können auch unter der eigenen Adresse des Caterers erscheinen (zum Beispiel offerte.ihr-caterer.ch). Technisch laufen sie trotzdem bei uns; es gelten dieselben Angaben und Schutzmassnahmen wie hier beschrieben.

Fehlermeldungen aus der Anwendung

Im Büro-Bereich der Plattform gibt es einen Knopf «Fehler melden». Nur wenn Sie ihn drücken und die Meldung absenden, übermitteln wir Ihren Text, die aufgerufene Seite, Ihren Namen und Betrieb, Browser und Bildschirmgrösse, die letzten Fehlermeldungen des Browsers, ein Bildschirmfoto der aktuellen Ansicht und den Inhalt der gerade ausgefüllten Formularfelder an die Betreiberin. Das Bildschirmfoto können Sie vor dem Senden abwählen; Passwörter werden nie übermittelt, Feldinhalte, die wie Kartennummern oder Zugangsdaten aussehen, werden maskiert. Die Meldungen sehen nur die Mitarbeitenden der Betreiberin, die die Plattform betreuen; sie dienen ausschliesslich der Fehlersuche und Weiterentwicklung.

3. Wozu wir die Daten bearbeiten

Zum Erstellen, Versenden, Ändern und Annehmen von Offerten, zur Planung von Personal, Material und Transport, zur Erfassung und Bestätigung von Arbeitszeiten, zur Bestellung von Mietmaterial beim Materialpartner, zur Kommunikation zwischen Caterer und Kunde, zur Entgegennahme von Anfragen über das Anfrageformular eines Caterers, zum sicheren Betrieb der Plattform und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

4. Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Personendaten zur Erfüllung von Verträgen und im berechtigten Interesse an einem sicheren, funktionierenden Dienst. Wo das Gesetz eine Einwilligung verlangt, holen wir sie ein.

5. Cookies und lokaler Speicher

Nach der Anmeldung speichert Ihr Browser ein Anmeldetoken im lokalen Speicher, damit Sie angemeldet bleiben. Innerhalb der Anwendung und auf den Offertseiten der Caterer laufen keine Analyse-Dienste. Kundinnen und Kunden, die eine Offerte öffnen, brauchen keine Anmeldung; bei ihnen wird nichts gemessen und nichts im Browser gespeichert.

Google Analytics auf den öffentlichen Seiten

Auf den öffentlichen Seiten von anlassplanung.ch (Startseite, Vergleich, Registrierung, Anmeldeseite) setzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Ltd., Dublin, ein, um zu erfahren, wie viele Personen die Seiten besuchen, woher sie kommen und ob sie sich registrieren. Die IP-Adresse wird von Google gekürzt, es werden keine Namen oder E-Mail-Adressen übermittelt. Google setzt dafür Cookies mit einer Laufzeit von bis zu zwei Jahren und kann Daten in den USA bearbeiten; Google ist nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Sie können die Messung verhindern, indem Sie Cookies für anlassplanung.ch blockieren oder das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics installieren (tools.google.com/dlpage/gaoptout).

6. Wer die Daten erhält

Caterer

Die Daten einer Offerte und der zugehörigen Einsätze sieht nur der Caterer, der sie erstellt hat, mit den Mitarbeitenden, denen er Zugang gibt. Andere Caterer sehen diese Daten nicht.

Mietlieferanten des Caterers

Bestellt ein Caterer Mietmaterial, erhält der Mietlieferant, bei dem er bestellt (ein Vermieter von Eventmaterial in der Schweiz), die Bestellpositionen, Liefer- und Rücknahmedaten, die Bezeichnung und das Datum des Anlasses (bei Catering-Anlässen auch die Gästezahl) und, bei Lieferung an den Anlassort, dessen Adresse. Die Bezeichnung des Anlasses kann Ihren Namen oder den Namen Ihrer Firma enthalten (etwa «Hochzeit Meier» oder «Materialmiete Muster AG»). Ihre Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Rechnungsadresse) und die Preise der Offerte werden nicht übermittelt, ausser der Caterer gibt sie im Bestellkommentar selbst an.

Aushilfen, die für mehrere Caterer arbeiten

Jeder Caterer sieht nur die Aushilfen, die er selbst eingeladen hat; einen caterer-übergreifenden Pool gibt es nicht. Arbeitet eine Aushilfe für mehrere Caterer und hat sie dem selbst zugestimmt, sieht ein Caterer, dass sie an einem Tag bereits anderswo eingeteilt oder angefragt ist — ohne Namen des anderen Betriebs und ohne weitere Angaben zu diesem Einsatz.

Buchhaltung des Caterers (bexio)

Verbindet ein Caterer sein bexio-Konto, überträgt die Plattform auf seinen Klick Offerten und Rechnungen mit Name, Firma, Adresse und Positionen des Kunden an die bexio AG, Rapperswil-Jona (Schweiz). Der Zugangsschlüssel dazu ist nur 60 Tage gültig, wird ausschliesslich für diese Übertragung gespeichert und lässt sich vom Caterer jederzeit trennen. Ohne diese Verbindung fliessen keine Daten an bexio.

Marktplatz der Betreiberin

Brainfuzz AG betreibt auch mietagentur.ch. Zwei Verbindungen bestehen: Erstens prüft die Plattform täglich anhand der E-Mail-Adresse, ob ein Caterer dort ein Anbieter-Konto mit aktivem Listing hat, um den darin enthaltenen Zugang freizuschalten; dabei werden Firma, E-Mail und Paketstatus gelesen, nichts zurückgeschrieben. Zweitens kann ein Anbieter im Marktplatz eine Kundenanfrage per Klick als Offerten-Entwurf hierher übernehmen; dann werden Name, Firma, Kontaktangaben, Rechnungsadresse und der Text der Anfrage übertragen. Beides geschieht innerhalb der Systeme der Betreiberin.

Google-Dienste

Adressfelder schlagen beim Tippen Adressen über Google Maps Places vor; dabei erhält Google LLC, USA, die eingegebenen Zeichen und Ihre IP-Adresse. Die Anmeldung mit Google läuft über Google Ireland Ltd. Die Reichweitenmessung auf den öffentlichen Seiten ist oben beschrieben.

E-Mail-Versand

Offerten, Erinnerungen, Einladungen, Einsatz-Links und Auftragsbestätigungen verschicken wir im Auftrag des Caterers über den Mailserver der Betreiberin bei der Metanet AG, Zürich (Schweiz). Absender ist «Anlassplanung»; als Antwortadresse steht die Adresse des Caterers bzw. der Person, die die Mail auslöst, Antworten gehen also direkt an den Caterer.

SMS-Versand

Zur Bestätigung einer Handynummer (Konto eines Caterers oder einer Aushilfe) schicken wir einen Code per SMS über Twilio Inc., San Francisco, USA. Twilio erhält dazu die Telefonnummer und den Text der Nachricht, sonst nichts. Twilio ist nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, zusätzlich gelten Standardvertragsklauseln. Ohne Bestätigung einer Handynummer wird keine SMS verschickt.

Zahlungsdienstleister

Das Abo wird über Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irland, abgewickelt. Stripe erhält dazu Name, Firma, Rechnungsadresse und E-Mail des Caterers sowie die Zahlungsdaten, die der Caterer direkt bei Stripe eingibt; die Plattform speichert keine Kartendaten, nur die Kunden- und Abo-Kennung von Stripe und den Abo-Status. Stripe kann Daten in den USA bearbeiten (Stripe, Inc.) und ist nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Datenschutzerklärung von Stripe: stripe.com/ch/privacy.

Technische Dienstleister

Hosting bei Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland, Rechenzentrum in Deutschland. Schutz und Auslieferung über Cloudflare, Inc., San Francisco, USA; Cloudflare ist nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, zusätzlich gelten Standardvertragsklauseln. Zum Schutz vor automatisierten Zugriffen setzen wir bei Anmeldung, Registrierung und im Anfrageformular der Caterer Cloudflare Turnstile ein; dabei prüft Cloudflare Merkmale des Browsers, in der Regel ohne ein Rätsel zu stellen. Nutzt ein Caterer eine eigene Domain für seine Kundenseite, stellt Cloudflare dafür das Zertifikat aus. Alle Dienstleister sind vertraglich zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz verpflichtet.

7. Datenübermittlung ins Ausland

Daten werden in der Schweiz und in Deutschland gespeichert. Cloudflare und Google können Verbindungs- und Adressdaten, Twilio Telefonnummern für den SMS-Versand, Stripe Zahlungsdaten in den USA bearbeiten. Die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss des Bundesrates für zertifizierte Unternehmen und auf Standardvertragsklauseln.

8. Aufbewahrung

Offerten und Einsatzdaten bleiben gespeichert, solange das Konto des Caterers besteht, längstens zehn Jahre nach dem Anlass (bzw. nach seiner Erfassung, wenn diese später war), weil Caterer sie für die Buchführung brauchen; danach werden die Kundendaten des Anlasses anonymisiert. Nach Kündigung eines Kontos löschen bzw. anonymisieren wir dessen Daten innert 90 Tagen (Benutzerkonten, Kundenkartei, Kundendaten und Freitexte in Anlässen und Offerten, Bildergalerie und Logo); die Kundenlinks werden deaktiviert und eine eigene Domain wird abgemeldet. Ausgestellte Rechnungen und unterschriebene Auftragsbestätigungen (samt Unterschriftsbild und der damals gültigen AGB) bewahren wir wegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres der Ausstellung bzw. Annahme auf und löschen sie danach; eine ersetzte AGB-Fassung löschen wir zehn Jahre nach dem Hochladen, sobald kein aufbewahrter Beleg mehr auf sie verweist. Löscht ein Caterer eine Person aus seinem Team, werden Name, E-Mail, Telefonnummer und Zugang entfernt; Einsätze und Stundenblätter bleiben für die Lohnbuchhaltung zehn Jahre mit anonymisiertem Namen erhalten. Rechnungen des Abos bewahren wir zehn Jahre auf. Server-Protokolle werden nach 30 Tagen gelöscht. Anfragen über das Anfrageformular eines Caterers: Spam nach 30 Tagen, alle übrigen nach zwölf Monaten. Fehlermeldungen aus der Anwendung: Bildschirmfoto, Formularinhalte, Name, E-Mail und technische Angaben löschen wir, sobald die Meldung bearbeitet ist, die ganze Meldung spätestens nach zwölf Monaten.

9. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Personendaten verlangen, sie berichtigen oder löschen lassen, der Bearbeitung widersprechen und die Herausgabe in einem gängigen Format verlangen, soweit das Gesetz es vorsieht. Betrifft Ihr Anliegen eine Offerte oder einen Einsatz, wenden Sie sich an den Caterer; er ist die verantwortliche Stelle. Für die Plattform selbst erreichen Sie uns unter [email protected]. Sie können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten wenden.

10. Sicherheit

Verbindungen sind verschlüsselt. Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Der Zugriff auf Daten ist nach Rollen beschränkt. Kosten und Einkaufspreise eines Caterers sind für seine Kundinnen und Kunden zu keinem Zeitpunkt abrufbar.

11. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Plattform oder das Gesetz ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.