Handbuch

Deine Navigation

Links findest du alle Bereiche: Anlässe und Offerten, Kunden, Katalog, Aushilfen, Logistik, Bestellungen bei CES und die Einstellungen. Die Tour führt dich der Reihe nach hindurch.

Meine Events

Hier landest du nach dem Anmelden: alle Anlässe mit Datum, Gästen und Status der Offerte. Oben stehen «Meine Aufgaben»: was dir oder niemandem zugewiesen ist, etwa aus dem Nachfassen oder «Zahlungseingang prüfen» nach dem Rechnungsversand.

Dein Betrieb

Betrieb, Rolle und Name. Läuft die Testphase oder das Abo ab, erscheint hier ein Hinweis mit Link zum Abo.

Hilfe jederzeit

Über dieses Fragezeichen öffnest du die Tour später wieder, setzt ein Kapitel fort oder startest es neu, auch auf einem anderen Gerät.

Fehler melden, Wunsch anbringen

Stimmt etwas nicht, fehlt eine Funktion oder wirkt ein Ablauf unlogisch? Über dieses Symbol links vom Fragezeichen meldest du es uns direkt aus der Seite heraus. Beschreib kurz, was du erwartet hättest. Wenn du willst, schickst du ein Bildschirmfoto der Seite mit — das hilft uns, den Fehler schneller zu finden. Passwörter gehen dabei nie mit.

Neue Offerte

Jede Offerte beginnt mit einem Anlass. Klick hier, wenn ein Kunde anfragt.

Kunde aus der Kartei

Tipp den Namen ein: bestehende Kunden werden vorgeschlagen und ihre Adresse übernommen (Enter wählt den einzigen Treffer, sonst anklicken). Firmen findest du auch im Handelsregister. Ohne Treffer übernimmt Enter den Text als neuen Kunden — er landet beim Speichern in der Kartei.

Anlass anlegen

Datum, Gäste, Anlass-Art, «Gäste ab» und «Ende ca.» (der Ablauf schlägt sich daraus vor), Rechnungs- und Festadresse. Ohne Datum lässt sich später kein Personal planen.

Offerte aus Vorlage

Die Vorlage bringt Abschnitte und Positionen mit. Danach passt du alles frei an — die Offerte ist dein Gästebereich.

Abschnitte und Positionen

Jeder Abschnitt ist ein Block der Offerte. «+ Position» von Hand, «Aus Katalog» aus deinem Katalog, «+ Material» öffnet den Picker: Favoriten, CES-Sortiment mit Schnellwahl (Gläser, Besteck, Teller, Stühle …), eigenes Material mit freiem Bestand. Der Punkt vor einer Position wählt Varianten und Optionen.

Abschnitte anpassen

«Bearbeiten» ändert Titel, Uhrzeit (z. B. 11:30 Welcome Apéro — die Küche plant danach), ob der Kunde eine Variante wählt und ob er die Aufteilung der Gäste selbst anpassen darf. «Duplizieren» macht aus einem Apéro schnell einen zweiten, ↑ ↓ ordnet — oder du ziehst Abschnitte und Positionen am Griff (sechs Punkte, auch mit dem Finger) an ihren Platz. Das «×» am Ende einer Zeile löscht eine einzelne Position; ist es die gewählte Variante, gilt danach die nächste. «Feste Menge eintragen» in einer «pro Gast»-Position macht daraus eine Stückzahl (z. B. 50 Gabeln), ohne die Gästezahl zu ändern. «Aufteilen» bietet mehrere Positionen gleichzeitig an und verteilt die Gäste gleichmässig — die Prozente passt du danach an. Neue Abschnitte legst du oben oder unten mit «+ Abschnitt» an.

Gäste aufteilen, Service für alle

Bei «pro Gast»-Positionen setzt du im Feld «Anteil der Gäste (%)», für wie viele sie gelten. Beispiel Apéro bei 60 Gästen: Fleisch 50 %, vegetarisch 30 %, vegan 20 % → 30, 18 und 12 Portionen. Leer heisst alle Gäste, 0 % heisst vorerst nicht gewählt. Mit «Kunde darf die Aufteilung anpassen» (unter «Bearbeiten») verteilt der Kunde selbst, etwa 35 Fleisch, 20 vegetarisch, 5 vegan. Service, Gedeck, Korkgeld und Zuschläge bekommen das Häkchen «Gilt für alle Gäste (nicht aufteilen)» (erscheint neben «Anteil der Gäste», sobald ein Abschnitt aufteilt): sie rechnen immer mit allen Gästen und werden nie aufgeteilt.

Total und Deckungsbeitrag

Offertbetrag exkl. MwSt., deine Kosten und der Deckungsbeitrag. Kosten sieht der Kunde nie. Darunter steht, welches Total der Kunde sieht: Privatkunden (Anlass ohne Firma) sehen alle Preise inkl. MwSt., Firmenkunden exkl. MwSt. mit ausgewiesener MwSt. und Total inkl. Ist dein Betrieb nicht MwSt-pflichtig (Einstellungen → Rechnungen), steht keine MwSt.

Deckungsbeitrag

Der Deckungsbeitrag ist Verkauf minus Einkauf und Personal dieses Anlasses — noch nicht der Gewinn: daraus bezahlst du Fixkosten (Miete, Fahrzeuge, Verwaltung) und deinen Unternehmerlohn. Den Einkauf trägst du je Position unter «Einkauf/Kosten CHF (intern)» ein — Speisen etwa 30 % vom Verkauf, Getränke 35 %, Personal dein Lohnansatz, CES-Material der CES-Mietpreis. Fehlt er, steht an der Position «Einkauf fehlt» und hier der Hinweis «… Positionen ohne Einkaufspreis»: der Deckungsbeitrag ist dann zu hoch. Im Beispiel sind Vasen und Lieferung bewusst leer. Gibst du einen Betrag ohne Aufschlag weiter (z. B. Saalmiete), hake «Durchlaufposten» an.

Vorschau wie beim Kunden

Öffnet die Kundenseite so, wie der Kunde sie sieht — auch, solange die Offerte noch ein Entwurf ist. Die Vorschau zählt beim Nachfassen nicht als Öffnung.

An den Kunden

Die Offerte geht als Mail mit Link. Der Kunde wählt Varianten, schaltet Optionen zu, macht Angaben zum Anlassort und nimmt mit Unterschrift an — du bekommst die Bestätigung als PDF.

Offerte als PDF

Lädt die Offerte als PDF herunter — genau so, wie der Kunde sie online sieht (Wahl, Optionen, Totale, MwSt.), nie Einkauf oder interne Notizen. Oben rechts stehen Datum (Versand bzw. Freigabe, im Entwurf heute) und Nummer; hast du AGB hochgeladen, hängen ihre Seiten hinten an. Solange sie nicht gesendet ist, steht «Entwurf» darauf. Der Kunde findet auf seiner Seite «Als PDF herunterladen»; unter Einstellungen kannst du das PDF beim Senden als Anhang mitschicken.

Kopf des Anlasses

«Anlass bearbeiten», «Als Vorlage speichern», «Als neuen Anlass übernehmen» (Kopie für den nächsten Kunden) und «Touren und Packliste».

Verlauf: wer hat was geändert

Unten auf jedem Anlass: wer wann was geändert hat, mit altem und neuem Wert — am Anlass, an der Offerte, an Positionen und Personal. Auch Änderungen, die der Kunde auf seiner Seite macht (Gäste, Varianten) oder eine Aushilfe über ihren Link, stehen hier. Mehrere Änderungen derselben Person innert 10 Minuten erscheinen als ein Eintrag. Einkaufspreise stehen drin, darum sieht den Verlauf nur das Büro.

Gästezahl: was der Kunde selbst ändert

Der Kunde passt die Gästezahl auf seiner Seite selbst an, aber nur in einem Rahmen (Standard ± 25 %, unter Einstellungen). Beispiel: gesendet für 80 Gäste → er wählt selbst zwischen 60 und 100. Will er mehr oder weniger, fragt er an: du bekommst eine Mail und oben im Anlass «Übernehmen» oder «Ablehnen». Nach dem Übernehmen passt du Personal, Material und Küche an und gibst neu frei — erst dann kann er annehmen. Hier unter «Kunde ändert Gäste selbst» stellst du den Rahmen für diese Offerte anders ein.

Posteingang für Anfragen

Hier landet alles, was über dein Anfrageformular, deine Sortiment-Seite und deine Anfrage-Adresse per E-Mail hereinkommt. Zusätzlich erhältst du jede Anfrage per Mail. Neue Anfragen zählt die Navigation links. Verdächtiges legt der Spamschutz unter «Spam» ab; dafür geht keine Mail raus.

Formular für deine Website

Oben schaltest du das Formular ein. Logo, Farbe und Schrift kommen aus deinem Auftritt. Diese eine Zeile kopierst du in deine Website, etwa in WordPress, Wix oder Jimdo. Oder du nutzt den Link für einen Knopf, die Mail-Signatur oder einen QR-Code. Ändern kann der Admin.

Anfragen per E-Mail

Kommt eine Anfrage per Mail, leitest du sie an deine Anfrage-Adresse weiter, einzeln oder automatisch mit einer Regel in Gmail oder Outlook. Kunde, Datum, Gäste, Budget und Wünsche werden automatisch herausgelesen und landen im Posteingang, markiert mit «E-Mail · bitte prüfen». Du kontrollierst die Angaben, korrigierst sie bei Bedarf und übernimmst die Anfrage wie gewohnt. Der Kunde bekommt keine automatische Antwort. Einschalten kann der Admin.

Dein Formular selbst bauen

Hier legst du Schritte und Fragen an: Karten mit eigenen Bildern, Knöpfe, Zähler, Gästezahl mit Toleranz, Datum, Budget, Freitext. Jede Frage ist «muss» oder «kann». Mit «zeigen, wenn …» erscheint eine Frage nur nach einer bestimmten Antwort. Rechts klickst du dich live durch alle Pfade. Ohne eigene Anpassung gilt die Vorlage «Catering». Fragen mit Standardfeld füllen bei der Übernahme Gäste, Datum, Zeit und Budget im Anlass; alle Antworten stehen in den Notizen.

Aus der Anfrage wird der Anlass

«Als Anlass + Offerte übernehmen» legt Anlass, Kunde und Offert-Entwurf aus deiner Standardvorlage an. Hat der Kunde im Sortiment Artikel gemerkt, kommen sie als eigener Abschnitt dazu. «Zu bestehendem Anlass hinzufügen» hängt die Merkliste an einen Anlass, den du schon hast; gleiche Artikel werden zusammengezählt. Artikel ohne Verkaufspreis bleiben für den Kunden verborgen, bis du einen Preis setzt.

Deine Sortiment-Seite

Eine eigene Seite mit allem, was du für den Kundenkatalog freigegeben hast. Sie trägt deinen Auftritt und nennt keine Lieferanten. Deine Kunden blättern, merken sich Artikel und schicken die Liste als Anfrage in deinen Posteingang. Die Seite sagt nichts über Verfügbarkeit: CES-Material prüft CES erst bei deiner Bestellung.

Beratungsmodus beim Kunden

Öffnet deine Sortiment-Seite mit einer Leiste, die nur du siehst. Du blätterst mit dem Kunden auf dem Tablet, auf Wunsch als Präsentation im Vollbild, und blendest deine Verkaufspreise ein oder aus. Die gemeinsame Auswahl übernimmst du direkt als neuen Anlass oder in einen bestehenden. Oder du schickst sie dem Kunden als Link mit QR-Code, damit er zu Hause weitermacht.

CES-Kategorie laden

Holt eine ganze Kategorie aus dem CES-Shop, etwa Gläser oder Stehtische, in deinen Materialstamm und gibt sie für das Sortiment frei. Einzelne Produkte wählst du ab, die Gruppe bestimmst du. «Shopdaten nachladen» holt Bilder und Masse aller CES-Artikel neu. Deine Namen, Beschreibungen und Verkaufspreise bleiben dabei unverändert.

Preise, Catering oder Miete

Hier wählst du: keine Preise oder deine eigenen Verkaufspreise. Einkaufspreise und Herkunft sieht der Kunde nie. Die Seite dient dem Catering, nur der Materialmiete (Dry Hire) oder beidem. Bei Miete nennt der Kunde Mietbeginn, Rückgabe und ob er abholen oder geliefert haben möchte. Transport vereinbarst und verrechnest du selbst. CES-Material darfst du weitervermieten; gegenüber CES haftest du. Darunter stehen Link und Code für deine Website.

Eigene Bilder je Artikel

Klick einen Artikel an. Unter «Eigene Bilder und Inszenierungen» lädst du Fotos hoch oder wählst sie aus der Galerie, zum Beispiel einen gedeckten Tisch. Sie erscheinen auf der Sortiment-Seite zuerst; CES-Bilder lassen sich ausblenden. Im selben Fenster setzt du Namen, Beschreibung und Verkaufspreis für deine Kunden.

Unter deiner eigenen Domain

Nur der Admin

Ist deine eigene Adresse eingerichtet, etwa offerte.ihr-catering.ch, erreichen deine Kunden dort auch die Sortiment-Seite und das Anfrageformular: unter /sortiment und /anfrage. Der bisherige Link auf anlassplanung.ch funktioniert weiter.

Nachfassen

Du siehst, wie oft der Kunde die Offerte geöffnet hat. Das automatische Nachfassen schickt Erinnerungen oder legt dir Aufgaben an — nie am Wochenende, und es stoppt, sobald der Kunde reagiert.

Bestellung bestätigen

Für Admin, Eventmanager

Offerten sind freibleibend. Klickt der Kunde «Verbindlich bestellen», bekommt er nur eine Eingangsbestätigung — der Vertrag kommt erst mit deiner Auftragsbestätigung zustande. Sichere zuerst Material (CES), Personal und Getränke, dann «Auftrag bestätigen»: der Kunde bekommt die Auftragsbestätigung als PDF, danach sind Rechnung, Akonto und bexio-Export möglich. Passt etwas nicht, «Ablehnen» (mit Grund) oder «Änderung vorschlagen» — die Offerte wird wieder bearbeitbar und der Kunde informiert. Nach einem Arbeitstag erinnert dich das Tool, nach der Frist aus den Einstellungen deutlich; «Meine Events» zeigt offene Bestellungen oben.

Rückfragen des Kunden

Für Admin, Eventmanager

Auf seiner Offerte hat der Kunde einen Kasten «Fragen oder Änderungswünsche?» — auch nach der Bestellung. Seine Nachricht kommt per Mail zu dir (an die Person, die die Offerte gesendet hat) und steht hier im Verlauf, auf Wunsch mit Bezug auf eine Position. Du antwortest gleich hier: der Kunde bekommt eine Mail mit Link zurück auf seine Offerte, der ganze Verlauf bleibt dort und im Kontaktverlauf. Neue Rückfragen siehst du als Badge in «Meine Events». Die Offerte ändert sich dadurch nie — Anpassungen machst du wie gewohnt.

Kontakte zum Anlass

Für Admin, Eventmanager

Unten auf der Anlass-Seite: alle Kontakte zu diesem Anlass — Anfrage, Offerte gesendet und geöffnet, Nachfassen, Rechnung — und deine eigenen Notizen zu Anrufen oder Treffen («+ Kontakt erfassen»). Dieselben Einträge stehen im Kontaktverlauf der Kundenkarte.

Nachfass-Vorlagen

Nur der Admin

Stufen für Privat- und Firmenkunden: wann, per Mail oder als Aufgabe, mit welchem Text.

Status im Blick

«Beim Kunden», «Kunde hat bestellt» (bitte bestätigen), «Auftrag bestätigt», «Abgelehnt». Nach deiner Bestätigung findest du im Kopf des Anlasses die Auftragsbestätigung mit Unterschrift des Kunden; nicht gewählte Varianten verschwinden von der Kundenseite.

Rechnung mit QR-Code

Für Admin, Eventmanager

Ein Klick macht aus dem bestätigten Auftrag die Rechnung: PDF mit Schweizer QR-Zahlteil und Empfangsschein, fortlaufende Nummer, MwSt. nur wenn dein Betrieb pflichtig ist. Willst du vorab eine Anzahlung, erstellst du zuerst die Akontorechnung (Prozent oder Betrag) — die Schlussrechnung zieht sie automatisch ab. Beides direkt per E-Mail an den Kunden. Kein Excel, kein QR-Generator der Bank mehr. Wer bexio nutzt, überträgt die Rechnung stattdessen dorthin.

Kundenkartei

Jeder Kunde mit Anlass-Historie. Duplikate legst du zusammen, neue Anlässe starten direkt aus der Karte.

Kundenkarte

Für Admin, Eventmanager

Öffne einen Kunden: Ansprechpersonen (Einkauf, Assistenz, Buchhaltung — im Anlass als Kontakt wählbar), eine gesonderte Rechnungsadresse mit «z. H.» und E-Mail für Rechnungen, Bonität und eine Auftrags-/Liefersperre. Bei einer Sperre fragt das Tool beim Anlegen eines Anlasses und beim Senden einer Offerte nach. Dazu Aufgaben je Kunde und eine Dokumentenablage (data-tour «kunden-dokumente»): Verträge, Bonitätsauskunft, Pläne als PDF, Bild, Word oder Excel — nur dein Büro sieht sie.

Kontaktverlauf wie im CRM

Für Admin, Eventmanager

In der Kundenkarte zeigt «Kontaktverlauf» neueste zuerst, wer wann mit dem Kunden Kontakt hatte: Anfragen, Offerte gesendet (von wem, an welche Ansprechperson), vom Kunden geöffnet, bestellt, von dir bestätigt oder abgelehnt, Nachfass-Mails, Rechnung und Akonto, hochgeladene Dokumente — das erscheint automatisch. Anrufe, Mails, Treffen und Notizen hältst du mit «+ Kontakt erfassen» fest (Ansprechperson und Anlass optional, auf Wunsch gleich als Aufgabe mit Fälligkeit). Filter nach Art und Anlass; ändern oder löschen kann, wer den Eintrag erfasst hat, und der Admin.

Rabattstufen je Warengruppe

Für Admin, Eventmanager

Der Admin legt Stufen an, z. B. «Stammkunde: Speisen 10 %, Personal 0 %». In der Kundenkarte weist du sie zu; jede neue Offerte für diesen Kunden übernimmt sie, im Anlass änderst du sie je Offerte («Rabatt: … ändern»). Der Kunde sieht je Warengruppe eine Zeile «Rabatt Speisen 10 %», Rechnung, Auftragsbestätigung, bexio und Buchhaltung rechnen gleich — nur gewählte Positionen, MwSt. auf dem rabattierten Betrag.

Kundenklassen A, B, C

Für Admin, Eventmanager

Der Admin legt Klassen an, etwa «A: Stammkunden». Jede Klasse kann eine Rabattstufe, eine Zahlungsfrist, eine interne Offertfrist und eine Nachfass-Vorlage mitbringen; leer heisst wie der Betrieb. In der Kundenkarte weist du die Klasse zu, in der Kundenliste filterst du danach. Sie gilt für neue Offerten und ab dem nächsten Versand; eine eigene Rabattstufe des Kunden geht vor.

Vorlieben des Kunden

Für Admin, Eventmanager

In der Kundenkarte hältst du fest, was ein Kunde mag, für alle oder für eine Ansprechperson: «Herr Müller: roter Teppich vor der Tür». Bei jedem Anlass dieses Kunden stehen Klasse und Vorlieben oben. Mit «im Briefing» erscheint eine Vorliebe auch im Briefing von Service und Anlassleitung.

Kunden übernehmen

Beim Umstieg tippst du deine Kunden nicht ab: «Importieren» liest eine Excel- oder CSV-Liste aus deinem bisherigen Programm, Outlook oder Google Kontakte — oder holt alle Kontakte direkt aus bexio. Die Spalten werden automatisch erkannt, du korrigierst sie bei Bedarf. Die Vorschau zeigt vor dem Import, wer neu ist und wer schon in der Kartei steht. Bestehende Kunden werden nie überschrieben, auf Wunsch nur leere Felder ergänzt.

Lieferanten

Für Admin, Eventmanager

Deine Lieferanten wie die Kunden: Getränke, Lebensmittel, Mietmaterial, Deko, Technik, Transport, Personal — mit Ansprechpersonen, Kundennummer und Bestell-E-Mail. Katalogeinträge und Offert-Positionen ordnest du einem Lieferanten zu; der Anlass zeigt dann «Bestellen bei …». Der Standard-Getränkehändler (Einstellungen) ist einer davon.

Speisen und Menüs

Für Admin, Eventmanager

Dein Angebot mit Verkaufspreis, Selbstkosten, Allergenen und Bild. In der Offerte per «Aus Katalog» eingefügt. Ist bexio verbunden, verknüpfst du einen gespeicherten Eintrag mit einem bexio-Artikel; unter «Verkäufe» siehst du je Jahr, wie oft er verkauft wurde.

Sammlungen

Für Admin, Eventmanager

Ordne Speisen und Dienstleistungen in Sammlungen, z. B. «Apéro», «Hochzeit» oder «Winter». Ein Eintrag kann in mehreren stehen; mehrere Einträge ordnest du per Häkchen in der Liste zu. Oben filterst du danach, «Aus Katalog» in der Offerte zeigt dieselben Sammlungen. Eine Sammlung löschen löscht keine Einträge.

Dienstleistungen

Für Admin, Eventmanager

Eigener Reiter für Techniker, DJ, Band oder Fotograf — pauschal, pro Stunde oder pro Stück. Den Kontakt des Dienstleisters siehst nur du, der Kunde nie. «Von mietagentur.ch übernehmen» holt geprüfte Anbieter vom Marktplatz in deinen Katalog; den Preis setzt du selbst. In die Offerte kommen sie per «Aus Katalog».

Locations

Für Admin, Eventmanager

Eigener Reiter für deine Locations: Adresse, Kapazitäten je Bestuhlung, Räume, Mietpreis und Bilder; den Kontakt des Vermieters siehst nur du. Eventlocations von mietagentur.ch übernimmst du mit einem Klick. Am Anlass setzt «Location aus dem Katalog» die Festadresse und fügt die Location in den Abschnitt «Location» der Offerte ein.

Material und CES-Sortiment

Eigenes Material mit Bestand und Lagerort, dazu Mietartikel aus dem CES-Sortiment per Suche übernehmen. Der Bestand deines eigenen Materials wird gegen Anlässe geprüft. Ganze CES-Kategorien lädt das Büro oben mit «CES-Kategorie laden».

Kundenkatalog

Nur der Admin

Freigegebene Speisen und Material erscheinen auf der Kundenseite der Offerte: der Kunde ergänzt seine Offerte selbst. Material erscheint dort erst mit Verkaufspreis. Dieselbe Freigabe füllt deine Sortiment-Seite.

Kundenkatalog je Offerte

Für Admin, Eventmanager

Je Offerte bestimmst du, welche Sammlungen der Kunde im Kundenkatalog sieht — für einen Firmenapéro etwa nur «Apéro». Ohne Wahl sieht er alle freigegebenen Einträge; freigegebenes Material bleibt immer sichtbar.

Vorlagen

Für Admin, Eventmanager

Deine Mustervorlagen und die Vorlagen des Betreibers. Aus jeder Offerte lässt sich eine Vorlage speichern.

Galerie

Für Admin, Eventmanager

Bilder für Titelbild, Positionen und das Moodboard des Anlasses. Dateien liegen geschützt, nur signierte Links zeigen sie.

Moodboard

Für Admin, Eventmanager

Impressionen für diesen Anlass, in der Reihenfolge, die der Kunde sehen soll.

Dein Pool

Du lädst deine Aushilfen selbst ein; jeder Betrieb hat seinen eigenen Pool. Aushilfen brauchen kein Konto: sie bekommen eine Aufnahme-Mail und antworten über Links. Mit dem Annehmen der Einladung gibt die Person dir ihren Namen, ihre Handynummer und ihre Verfügbarkeit frei — sie kann das jederzeit zurücknehmen. Wer will, setzt sich ein Passwort und sieht alle Einsätze auf einen Blick.

Funktionen gut oder zur Not

Klick eine Pille an: – → gut → zur Not. Beim Aufbieten stehen gute Kandidaten zuerst. Einschätzung, Kernteam und Sterne sind nur für dein Team sichtbar — die Aushilfe sieht nur, für welche Funktionen du sie aufbietest.

Posten am Anlass

«n Posten aus der Offerte anlegen» rechnet die Köpfe aus den Personal-Positionen. Danach aufbieten, im Pool ausschreiben (deine Aushilfen tragen sich selbst ein) oder «besetzt via» Coople, Adia und andere. Sinkt die Gästezahl, meldet ein gelber Hinweis «… mehr eingeteilt als nötig» — abgesagt wird nie automatisch, das entscheidest du am Posten.

Aufbieten mit Warnung

Beim Aufbieten prüft das Tool Doppelbuchungen und Verfügbarkeit. Hat die Person es erlaubt, siehst du auch «andernorts», wenn sie am selben Tag schon bei einem anderen Betrieb eingeteilt ist — ohne dessen Namen. Zusagen kommen per Link, die Stempeluhr läuft auf dem Handy, nach dem Einsatz bewertest du mit Sternen. Die Aushilfe sieht in der Anfrage und auf ihrer Einsatz-Seite Beginn, Ende und Dauer, etwa «16:00 bis 00:00 Uhr (8 Std.)» — einen Verdienst rechnet das Tool nicht aus.

Briefing für die Aushilfen

Für Admin, Eventmanager, Logistiker

Jede Aushilfe sieht auf ihrer Einsatz-Seite ein Briefing für ihren Bereich: Zeitplan, Menü, Getränke, Material, Fahrt, Team, Treffpunkt und Kleidung. Hier öffnest du die Vorschau als PDF je Bereich, auch bevor jemand eingeteilt ist. Unter «Hinweise für alle» schreibst du, was alle oder ein Bereich wissen müssen, etwa «Parkplatz hinter dem Rebhaus». Die Aushilfe speichert das Briefing selbst als PDF; am Vortag ab 10 Uhr bekommt jede bestätigte Aushilfe eine Erinnerung mit dem PDF im Anhang, so hat sie es auch ohne Internet dabei. Treffpunkt und abweichende Kleidung setzt du am Posten mit «Ändern».

Stunden

Gemeldete Stunden prüfen, korrigieren, bestätigen. Hast du Stunden korrigiert, bleibt jede spätere Änderung der Aushilfe offen, bis du sie wieder bestätigst. Export für Treuhänder und Agentur getrennt.

Buchhaltung ohne bexio

Für Admin, Eventmanager

Angenommene Offerten eines Zeitraums als ZIP: Belege und Positionen als CSV, dazu die unterschriebenen Auftragsbestätigungen. Für Abacus, Klara, Banana oder den Treuhänder. Unter «Format» gibt es zusätzlich fertige Buchungen für den Banana-Import oder ein kontiertes Buchungsjournal. Mit bexio überträgst du direkt aus dem Anlass.

Kontierung

Für Admin, Eventmanager

Die Konten für «Banana» und «Buchungsjournal»: Debitor, MwSt, Anzahlungen und ein Ertragskonto je Abschnittsart (Apéro, Menü, Getränke, Dienstleistungen …). Ohne Eingabe gelten Standardkonten. Mit bexio holst du die Ertragskonten per «Aus bexio übernehmen». Ändern kann der Admin.

Küchenbereich

Internes Material für die Küche über denselben «+ Material»-Picker wie in der Offerte: Favoriten, CES-Sortiment (Kühlschrank, Ofen, Chafing …) oder eigenes Material. Verrechnung intern, offen in der Offerte oder pauschal. Ändert sich die Gästezahl stark, erscheint «Küche geplant für … — bitte prüfen»: die Mengen passen sich nicht von selbst an. Nach dem Prüfen klickst du «Geprüft».

Tagesplan

Rückwärts gerechnet ab «Gäste ab»: Abfahrt, Ready Küche, Readytime — oder mit Gruppen (Logistik «Aufbau», Küche, Service 1 und 2), je mit eigener Zeit. Deine Tagesplan-Vorlage (Einstellungen) gilt, bis die Offerte gesendet ist; Posten aus der Offerte übernehmen die Zeit ihrer Gruppe. Steht im Briefing der Aushilfen.

Getränkeprofil

Mengen pro Gast und Dauer mit Reserve. Einzelne Getränke streichst («ein»), änderst («ändern») oder entfernst («×») du direkt in der Tabelle, «Anpassen» öffnet die ganze Liste. Gebinde und Verpackungseinheit wählst du aus der Liste oder tippst eigene ein; mit «+ Kategorie» legst du eigene Kategorien an. Ein Klick legt die Mengen in die Packliste, in die Offerte (für den Kunden als Schätzung «nach Verbrauch»; eine Getränkepauschale wird dabei nie doppelt verrechnet) oder in die Bestellung an den Getränkehändler. «Als Profil für alle Anlässe speichern» (Admin) merkt die Mengen für die nächsten Anlässe.

Touren und Packlisten

Fahrten je Anlass mit Stationen und Crew, Packliste in drei Blöcken, Fehlmengen für die Rückgabe an CES.

Bestellung bei CES

CES-Positionen aus Offerte und Küche werden gesammelt, mit Mietdauer, Transport und Zeitfenster als Anfrage an CES gesendet — der Tarif kommt aus dem Shop.

Bestellen bei …

Für Admin, Eventmanager

Je Lieferant die Positionen der Offerte mit Menge, Telefon und Bestell-E-Mail — zugeordnet am Katalogeintrag oder direkt hier. Nur intern; verschickt wird nichts, ausser der Getränkebestellung über ihren eigenen Knopf.

Alle Bestellungen

Status jeder CES-Bestellung: gesendet, bestätigt, abgeholt, zurückgegeben.

Dein Auftritt

Nur der Admin

Logo, Farbe, Schrift und Fusszeile: so erscheinst du auf der Kundenseite und in der Auftragsbestätigung. Mails an Kunden gehen mit dem Absender «Anlassplanung» in deinem Auftrag, Antworten an deine Adresse.

AGB

Nur der Admin

Als PDF hochladen; der Kunde sieht sie über dem Bestell-Knopf, bestätigt sie bei der Bestellung, die Fassung steht in der Auftragsbestätigung. Im Offerten-PDF hängen die AGB-Seiten hinten an (angenommen: die akzeptierte Fassung).

Eigene Domain

Nur der Admin

Kundenseite unter offerte.ihr-betrieb.ch. Auf Wunsch schreiben wir deinem Webhoster die Anleitung.

bexio

Nur der Admin

Offerten und Rechnungen mit einem Klick nach bexio übertragen.

Rechnungen mit QR-Code

Nur der Admin

Ohne bexio: IBAN, Absenderadresse, MwSt.-Pflicht, Zahlungsfrist, Akonto-Vorschlag in Prozent und Nummernkreis hinterlegen — beim Umstieg aus Excel lässt sich die nächste Nummer fortsetzen. Die Musterrechnung zeigt, wie es beim Kunden ankommt, und ob dein E-Banking den QR-Code liest.

Gästezahl auf der Kundenseite

Nur der Admin

Wie weit Kunden die Gästezahl selbst ändern dürfen: Standard ± 25 %, 0 % = nur anfragen, oder unbegrenzt. Je Offerte änderst du das im Offerten-Kopf. Derselbe Rahmen entscheidet, wann der Küchenbereich «Küche geplant für … — bitte prüfen» meldet.

Bestellungen bestätigen

Nur der Admin

Innert wie vieler Arbeitstage du eine Bestellung bestätigst (Standard 2). Die Zahl steht in der Eingangsbestätigung an den Kunden; danach gilt die Bestellung als überfällig.

Offerte als PDF-Anhang

Nur der Admin

Standard aus: die Offert-Mail enthält den Link auf die Online-Offerte. Eingeschaltet geht zusätzlich das PDF der Offerte als Anhang mit.

Interne Frist der Offerte

Nur der Admin

Der Kunde sieht kein Ablaufdatum: Offerten sind freibleibend, eine Bindefrist würde auch dich binden. Die Frist hier gilt nur intern: Sie steuert das Nachfassen und ab wann der Kunde nicht mehr direkt bestellen kann. Dann klickt er «Offerte prüfen lassen», du bekommst eine Rückfrage und verlängerst im Anlass «Intern gültig bis».

Kleidung und Erinnerung

Nur der Admin

Kleidung je Bereich (Service, Küche, Leitung, Logistik, für alle) steht im Briefing, im PDF und in den Einsatz-Mails; am einzelnen Posten setzt du sie bei Bedarf anders. Darunter schaltest du die Erinnerung am Vortag ein oder aus.

Textbausteine

Nur der Admin

Alle Beschriftungen der Kundenseite, des PDFs und der E-Mails an Kunden und Aushilfen anpassbar.

Team

Nur der Admin

Eventmanager und Logistiker einladen; die Rolle bestimmt, wer was sieht. Aushilfen gehören in den Pool, nicht hierher.

Abo

Nur der Admin

Testphase, Abo abschliessen, Kundenportal. Das Premium-Listing im Marktplatz schliesst Anlassplanung ein.