Eine gute Offerte beantwortet die Fragen des Kunden, bevor er sie stellt. So kommst du in sieben Schritten von der Anfrage zur Bestellung.
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Bevor du rechnest, brauchst du fünf Angaben:
Fehlt etwas, ruf kurz an. Fünf Minuten am Telefon sparen dir eine zweite Offerte.
Starte mit dem Kern: Menü oder Buffet. Biete bei grösseren Anlässen zwei oder drei Varianten an, zum Beispiel ein klassisches und ein vegetarisches Menü. Der Kunde wählt lieber zwischen Varianten, als Ja oder Nein zu sagen.
Zusätze wie Dessertbuffet, Mitternachtssnack oder Kaffee-Station schreibst du als Option: Der Kunde kann sie dazunehmen, das Grundangebot bleibt günstig.
Rechne vom Ablauf her: Wer lädt, wer fährt, wer baut auf, wer serviert, wer räumt ab. Schreib Funktion, Anzahl, Stunden und Ansatz in die Offerte. Für Service sind je nach Zielgruppe und Region CHF 42 bis 65 pro Stunde üblich.
Faustregel für den Service am Tisch: Je mehr Gänge und je gehobener der Anlass, desto weniger Gäste pro Servicekraft.
Liste auf, was du mitbringst und was du mietest: Geschirr, Gläser, Besteck, Tische, Stehtische, Wärmegeräte, Kühlung. Dazu Anfahrt, Auf- und Abbau, Entsorgung. Was vergessen geht, zahlst du selbst.
Schick die Offerte möglichst am selben Tag. Wer zuerst antwortet, hat oft schon gewonnen. Ruf nach drei bis vier Tagen an, wenn nichts kommt: Meist fehlt nur eine Angabe oder eine Entscheidung im Team des Kunden.
Die sieben Schritte bleiben, die Arbeit wird kleiner:
Ohne Kreditkarte. Danach CHF 79 pro Monat für den ganzen Betrieb.
Mit Word und Taschenrechner oft eine bis zwei Stunden, je nach Grösse des Anlasses. Mit Vorlagen und einem Katalog, der selbst rechnet, sind es wenige Minuten.
Beides. Kunden vergleichen pro Person, unterschreiben aber das Total. Schreib den Preis pro Person bei Speisen und Getränken, das Total unten.
Zwei bis drei. Mehr verwirrt, eine einzige lässt nur Ja oder Nein.
Nein. Mit «freibleibend» bindet sie dich nicht, bis du den Auftrag bestätigst. Ein Datum brauchst du nur für dich, als Erinnerung zum Nachfassen.
Nicht den Preis senken, sondern das Angebot anpassen: weniger Gänge, Buffet statt Service am Tisch, Getränke nach Konsum. So bleibt deine Marge, und der Kunde bekommt sein Budget.