Eine gute Offerte beantwortet die Fragen, die der Kunde sonst per Telefon stellt. Die Vorlage hat dafür acht Blöcke:
- 1Kopf: dein Betrieb, der Kunde, Datum, Offertnummer.
- 2Anlass: Datum, Zeit, Ort, Anzahl Gäste, Art des Anlasses.
- 3Speisen: Menü oder Buffet, Preis pro Person.
- 4Getränke: pauschal pro Person oder nach Konsum, mit Korkgeld, falls der Kunde eigene Getränke bringt.
- 5Personal: Funktion, Anzahl, Stunden, Ansatz. Zum Beispiel 2 Servicekräfte, 6 Stunden, je nach Zielgruppe und Region CHF 42 bis 65 pro Stunde.
- 6Material und Miete: Geschirr, Gläser, Tische, Zelt, was du selbst stellst und was du mietest.
- 7Logistik: Anfahrt, Auf- und Abbau, Entsorgung.
- 8Total und Bedingungen: Total exkl. und inkl. MwSt., Anzahlung, Annullation.
- Preis pro Person zuerst.Kunden vergleichen pro Kopf. Das Total steht unten.
- Personal einzeln aufführen.«Service inklusive» wirkt teuer, sobald jemand nachrechnet. Stunden und Ansatz schaffen Vertrauen.
- Gästezahl festlegen.Schreib, bis wann der Kunde die definitive Zahl meldet und was danach gilt.
- MwSt. richtig trennen.Für Catering mit Service gilt der Normalsatz, für reine Lieferung von Speisen ohne Service meist der reduzierte Satz. Im Zweifel fragst du deinen Treuhänder.
- «Freibleibend» schreiben.Dann bindet dich die Offerte nicht, bis du den Auftrag bestätigst. Du hast Zeit, Personal und Material zu sichern.
Die Vorlage hilft für die erste Offerte. Ab der zehnten kostet sie Zeit: kopieren, Gästezahl ändern, neu rechnen, als PDF speichern, mailen, nachfassen.
Mit Anlassplanung machst du aus der Kundenanfrage in Minuten eine Offerte:
- ✓Menüs, Getränke und Material aus deinem Katalog, Preise rechnen sich selbst.
- ✓Der Kunde öffnet einen Link mit deinem Logo, ändert die Gästezahl und sieht sofort den Preis.
- ✓Er bestellt online mit Unterschrift auf dem Bildschirm. Du bestätigst den Auftrag mit einem Klick.
- ✓Packliste, Personalplanung und Rechnung mit QR-Zahlteil kommen aus derselben Offerte.
Darf ich die Vorlage für meinen Betrieb anpassen?+
Ja. Logo, Farben, Texte und Preise änderst du frei. Die Beispielpreise in der Vorlage sind nur Platzhalter.
Muss eine Offerte ein Ablaufdatum haben?+
Nein. Schreibst du «freibleibend», entsteht der Vertrag erst mit deiner Auftragsbestätigung. Ein Ablaufdatum brauchst du dann nur für dich, als Erinnerung zum Nachfassen.
Welche MwSt. gilt für Catering?+
Für Catering mit Service in der Regel 8.1 %, für die Lieferung von Speisen ohne Service in der Regel 2.6 %. Getränke mit Alkohol immer 8.1 %. Massgebend ist die MWST-Branchen-Info der ESTV für das Gastgewerbe.
Wie viel Anzahlung ist üblich?+
Bei grösseren Anlässen verlangen viele Caterer 30 bis 50 % bei Auftragsbestätigung. Schreib den Betrag und die Frist in die Offerte.
Was gehört in die Annullationsbedingungen?+
Bis wann der Kunde kostenlos absagen kann und welcher Anteil danach fällig wird, gestaffelt nach Tagen vor dem Anlass. Die Vorlage hat dafür eine Tabelle zum Ausfüllen.