Gratis als Excel und PDF. Ein Einsatzplan pro Anlass und ein Wochenplan für deine Aushilfen.
Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.
Blatt 1: Einsatzplan für einen Anlass
- ✓Kopf: Anlass, Datum, Ort, Kunde, Ansprechperson vor Ort mit Telefon.
- ✓Zeitplan: Abfahrt, Eintreffen, Aufbau, Apéro, Essen, Abbau, Rückkehr.
- ✓Team: Funktion, Name, von bis, Treffpunkt, Kleidung, Voraussetzung (zum Beispiel Führerschein), Telefon.
- ✓Platz für Hinweise: Zufahrt, Parkplatz, Schlüssel, Allergien der Gäste.
Blatt 2: Wochenplan für Aushilfen
- ✓Eine Zeile pro Person, eine Spalte pro Tag.
- ✓Einsatz mit Anlass und Zeit, Summe der Stunden pro Woche.
- Funktionen statt Namen planen.Erst «2 Service, 1 Küche, 1 Fahrer», dann besetzen. So siehst du sofort, was noch offen ist.
- Treffpunkt und Zeit pro Person.Wer den Wagen lädt, kommt früher als der Service. Eine Zeit für alle kostet bezahlte Wartezeit.
- Voraussetzungen hinschreiben.Führerschein, Barerfahrung, Englisch. Dann fragt niemand am Vorabend nach.
- Früh verschicken.Plane die Einsätze möglichst zwei Wochen im Voraus, so wie es auch der Gesamtarbeitsvertrag im Gastgewerbe verlangt.
- Stunden gleich erfassen.Wer am Abend die Stunden notiert, streitet am Monatsende nicht über Minuten.
Die Vorlage reicht für ein paar Anlässe. Sobald zehn Aushilfen auf drei Anlässe verteilt sind, wird die Tabelle zum Telefonmarathon.
Mit Anlassplanung:
- ✓Posten entstehen aus der Offerte, je Funktion Küche, Service und Logistik.
- ✓Du bietest Aushilfen aus deinem eigenen Pool auf, die passenden zuerst. Doppelbuchungen werden gemeldet.
- ✓Die Aushilfe sagt per Link zu, ohne Login, sieht ihr Briefing, stempelt am Handy und meldet ihre Stunden.
- ✓Export der Stunden für Treuhänder und Agentur.
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsplan, Dienstplan und Einsatzplan?+
Im Alltag meinen alle drei dasselbe: wer wann wo arbeitet. Im Catering spricht man oft vom Einsatzplan, weil er für einen Anlass gilt und nicht für eine feste Woche.
Wie früh muss ich den Arbeitsplan bekanntgeben?+
Im Gastgewerbe in der Regel zwei Wochen im Voraus. Kurzfristige Änderungen sind möglich, sollten aber die Ausnahme bleiben. Massgebend ist der für deinen Betrieb geltende Gesamtarbeitsvertrag.
Muss ich die Arbeitszeit erfassen?+
Ja. Arbeitgeber müssen die Arbeits- und Ruhezeiten dokumentieren und aufbewahren. Die Vorlage hat dafür eine Spalte, Anlassplanung erfasst die Stunden am Handy.
Darf ich die Vorlage anpassen?+
Ja. Spalten, Funktionen und Farben änderst du frei. Die Namen in der Vorlage sind Beispiele.
Funktioniert die Vorlage auch in Google Sheets oder Numbers?+
Ja. Die Excel-Datei öffnet sich in beiden ohne Anpassung.